Le dossier de demande de financement

A. Quels sont les objectifs de ce dossier ?
- Connaître l’association, ses actions, ses projets…
- Présenter les actions ou le projet pour lequel un financement est demandé
- Familiariser le financeur avec le domaine d’activité
- L’informer sur le projet pour lequel il est sollicité
- Fournir des arguments afin qu’il soit convaincu de l’intérêt du projet
- Le rassurer quant à l’utilisation des fonds alloués

Conseil : le financeur n’a pas forcément le temps de lire une demande de 50 pages (sauf s’il vous le demande expressément) et souhaite souvent arriver rapidement à l’essentiel. Vous pouvez joindre une note de synthèse ou un résumé de la proposition.

B. Les deux axes de la demande
Pour réaliser une demande de subvention, on procède selon une double démarche :
- Une demande rédigée qui précise les motivations, l’argumentation, les objectifs du financement, le détail des activités, l’utilité pour le territoire…
- Une étude économique et financière qui précise les orientations budgétaires de la structure et assure le financeur de la cohérence économique et financière du projet.

Les différentes parties de la demande de financement :

1. La formalisation de la demande
Une démarche rigoureuse doit faciliter la formalisation d’un dossier de demande de financement. Le dossier doit reprendre certains éléments contenus dans l’analyse préalable réalisée précédemment. Elle contient quatre éléments :
- La présentation générale de l’activité
- La présentation du produit ou service (ou du projet objet de la demande)
- La présentation de l’environnement de l’association
- La stratégie de l’association

NB : Si le financeur utilise une forme particulière de dossier de demande de financement, respectez la. S’il vous laisse un espace de 10 lignes pour décrire votre projet, ne les dépassez pas. Si l’espace dédié vous semble insuffisant, synthétisez et joignez une annexe précisant vos idées.

Vous trouverez des modèles de dossiers de demande de financement en annexe.

a. La présentation générale :
Voici une liste des informations devant figurer dans cette partie :
- Objet statutaire de l’association,
- Le projet global de l’association dans ses grandes lignes,
- La présentation des dirigeants,
- Le nombre d’adhérents et de salariés,
- La présentation des soutiens,
- L’objet de la demande de financement : nature et montant de la demande

b. Les prestations, les services ou le projet

Dans cette partie, il s’agit de rendre l’activité de l’association intelligible pour le financeur, le fait de savoir que l’association œuvre, par exemple, dans l’environnement ne lui indique pas ce qu’elle fait quotidiennement.
Il peut aussi s’agir de présenter le projet pour lequel la demande de financement est sollicitée.
Voici une liste des informations devant figurer dans cette partie :
- Les produits ou services,
- La nature des prestations,
- Le prix de la cotisation dans l’association,
- Le prix des prestations ou services,
- Le système de facturation des services proposés

c. L’environnement de l’association

Voici une liste des informations devant figurer dans cette partie :

- Description du secteur d’activité
- Etude de la zone d’activité
- Présentation des bénéficiaires
- Structures équivalentes ou réalisant la même activité
- Etude des prescripteurs
- Etude des partenaires

d. La stratégie de l’association

Voici une liste des informations devant figurer dans cette partie :
- Les buts et la stratégie suivis
- Les grandes orientations de l’association à 1 an, à 5 ans
- Comment pourrait-on formuler (écrire) le positionnement de l’ association ?
Suggestion : demander aux différentes personnes concernées par la vie de la structure (salariés, directeur, administrateurs..) de dire ou d’écrire 1 phrase ou 2 en décrivant, selon elles, le positionnement (l’image) de l’association.

- Les objectifs et les contraintes de l’association et du projet

- Quels sont les objectifs (mesurables) que l’on peut se donner à 1 an, à 3 ans ?

- Le plan de manœuvre envisagé
- Les actions de communications prévues

2. L’étude économique et financière (budget prévisionnel)

Attention : l’étude économique et financière n’est pas une étape statique et déconnectée de la gestion de l’association. Elle doit permettre d’effectuer un travail de fond sur le système de gestion de l’association. C’est le résultat de ce travail qui permet de réaliser les prévisions.

a. Quel est le rôle de cette étude ?

Elle permet de répondre à deux préoccupations du financeur :

- S’assurer que le projet est économiquement équilibré (qu’il n’occasionne pas de déficit) => c’est le rôle de l’étude économique.
- S’assurer que l’incidence du projet sur le niveau de trésorerie (à court et moyen terme) et sur le patrimoine de l’association est satisfaisant => c’est le rôle de l’étude financière.

b. L’étude économique

Elle se matérialise par la réalisation d’un compte de résultat prévisionnel.

Ce dernier peut se présenter de plusieurs façons :

- Présentation comptable en tableau
- Présentation comptable en liste
- Présentation en recettes/dépenses
- Présentation par activité

Le choix du modèle de présentation le plus adéquat se fera en fonction de l’activité de l’association et de l’objet de la demande. Par contre, si la forme du tableau vous est imposée, respectez la. Si elle ne convient pas à votre activité, vous pouvez y ajouter un 2° tableau en annexe.

Conseils :

- Dans le cas d’une demande de financement pour un projet donné, privilégiez la réalisation d’un budget de projet et non de l’ensemble de l’activité de l’association.
- Veillez à ce que le financement demandé figure sur le budget et « apparaisse » nécessaire à la réalisation du projet.

Vous trouverez en annexe de ce guide un modèle de présentation.

c. L’étude financière

Les prévisions financières se traduisent par une double démarche :

- Les prévisions financières à moyen et long terme : elles se traduisent par le plan de financement,
- Les prévisions financières à court terme : elles se traduisent par le plan de trésorerie

c1. Le plan de financement :

Il reprend les éléments de l’équilibre financier, à savoir : les besoins et les ressources de financement.
Vous trouverez en annexe de ce guide un modèle de présentation.

C11. Les besoins de financement

Ils représentent tout ce que l’association doit financer :

- Les investissements : équipements spécifiques, véhicules, matériel informatique et bureautique, achat de locaux…
- Les immobilisations financières : dépôt de garantie pour un loyer…
- Les remboursements de prêt : remboursement du capital emprunté
- Le besoin en fonds de roulement : il s’agit de la trésorerie nécessaire à l’association pour fonctionner normalement. C’est le résultat du décalage entre :

- les délais de paiement des adhérents ou des usagers,
- les délais de paiement aux fournisseurs,
- les délais de versement de certaines subventions,
- les délais de réalisation des produits ou prestations avant leur mise en vente.

C12. Les ressources de financement

Il s’agit de toutes les ressources que l’association peut mobiliser pour financer ses besoins :

- Les dons et legs : en nature ou en numéraire.
- Les emprunts bancaires : octroi d’emprunts par des établissements de crédit.
- Les subventions d’équipement ou d’investissement
- La capacité d’autofinancement : Il s’agit de la différence entre les produits décaissés et les charges décaissées. C’est la somme dont pourrait disposer l’association pour financer une partie de ses besoins.

c2. Le plan de trésorerie

Le plan de financement permet de vérifier l’équilibre financier structurel de l’association. Cependant, la trésorerie d’une association subit au jour le jour des fluctuations. Le plan de trésorerie permet de prévoir les entrées et les sorties de trésorerie mois par mois (en principe sur une période de 18 mois).

Vous trouverez en annexe de ce guide un modèle de présentation.

d. Synthèse de l’étude économique et financière :

 

Les prévisions économiques :

- Traduction dans le compte de résultat prévisionnel

- Notions de recettes et de dépenses

Les prévisions financières :

- A moyen terme, traduction dans le plan de financement

- Notions de besoins et ressources de financement

- A court terme, traduction dans le plan de trésorerie

- Notions d’encaissements et de décaissements.

Les prévisions sont une composante essentielle de la demande de financement. Elles doivent être adaptées à la nature de la demande.

Une étude économique et financière complète n’est pas toujours nécessaire. (Le plus souvent le financeur ne demande qu’un budget prévisionnel économique. Mais même dans ce cas, l’association a tout intérêt à réaliser une étude financière pour voir si elle dispose des moyens nécessaires à la réalisation du projet.)