La mise en pratique

Les étapes de la mise en pratique

On peut considérer quatre phases successives dans le dépôt d’une demande de subvention :

- La prise de contact
- Le dépôt du dossier
- Le suivi de la demande
- Le suivi après réponse du financeur

Conseil : Souvent, les associations réduisent leur action à la deuxième phase et réduisent ainsi leurs chances présentes et futures d’obtenir des aides.

A. La prise de contact

Elle constitue une phase importante. Elle peut permettre de collecter de nombreuses informations et d’établir un contact « personnel » avec le financeur.

1. Les objectifs

Les objectifs de la prise de contact sont les suivants :

- Recueillir des informations sur le financeur :

  • Sur ses préoccupations,
  • Sur ses contraintes.

- Recueillir des informations sur les modalités de demande :

  • Procédure de demande,
  • Modalités de prise de décision, fréquence des rencontres et des réunions
  • Délais de prise de décision,
  • Noms et coordonnées des décideurs et des contacts.

- Etablir un contact personnel avec le financeur :

  • Possibilité de se faire connaître,
  • Possibilité de présenter succinctement le projet.

2. La méthode

Pour une prise de contact, l’entretien téléphonique ou direct est souvent préférable à la demande d’informations par courrier.
Il permet généralement :

- Une meilleure collecte d’informations,

- De réaliser une première évaluation de l’opportunité de la demande de subvention,

- De se faire connaître du financeur d’une façon moins « administrative » que par courrier.

Quelques conseils de base méritent d’être respectés pour ce premier entretien :

- Avant d’établir le contact, clarifiez ce que vous attendez de ce contact (types d’informations, supports écrits, rendez vous avec un décideur, …)

- Rédigez éventuellement la liste des questions que vous souhaitez poser pour vous y référer en cas d’oubli en cours d’entretien,

- Demandez systématiquement à votre interlocuteur son nom et ses coordonnées et notez les,

- La recherche d’informations est un bon prétexte pour établir le contact,

- Demandez autant que possible des supports écrits concernant les modalités de dépôt du dossier.

B. Le dépôt du dossier

Quelques conseils :

- Vérifier que le dossier est complet.

- Respectez scrupuleusement les dates de dépôt si elles existent.

- Le cas échéant, ajoutez les pièces qui vous semblent intéressantes.

- En cas de pièces annexes, identifiez les pièces obligatoires et les pièces annexes.

- Si le dossier est long, n’hésitez pas à en rédiger une synthèse claire et explicite.

- Il est rarement nécessaire d’envoyer le dossier en recommandé (sauf en cas de demande expresse du financeur). En revanche, n’hésitez pas à téléphoner quelques jours après l’envoi pour vous assurer qu’il est bien arrivé à destination.

- Dans le cas où plusieurs intervenants seraient impliqués dans la prise de décision concernant votre demande, demandez à l’instructeur s’il est souhaitable de le communiquer à plusieurs d’entre eux et, le cas échéant, envoyez un dossier à chacun.

- Si la possibilité vous est offerte de l’envoyer par message électronique, privilégiez ce moyen : gain de temps, coût d’envoi plus faible…

C. Le suivi de la demande

Conseils :

- Assurez vous que le dossier est bien parvenu au financeur,

- Indiquez au financeur le nom de l’interlocuteur au sein de l’association. Assurez vous que cet interlocuteur est facilement et rapidement joignable et qu’il est bien informé du projet,

- Si ce n’est déjà fait, demandez le nom et les coordonnées d’un interlocuteur chez le financeur,

- En cas de demande d’informations complémentaires relatives au dossier, réagissez rapidement,

- Ne harcelez pas le financeur en lui communicant sans cesse des compléments d’informations ou des demandes d’informations intempestives.

D. le suivi après réponse du financeur

Cette étape est malheureusement quasi inexistante de la part des associations.

1. En cas de refus

Il est intéressant de prendre contact avec le financeur pour s’enquérir des raisons du refus (raisons de forme, de fonds, budget dépassé…).

2. En cas d’obtention de la subvention

Dans le cas où la subvention a fait l’objet d’une convention avec le financeur, il est INDISPENSABLE de prendre connaissance des obligations qui vous incombent et de les communiquer à tous les acteurs de l’association.

Il vous faut établir des bilans périodiques des réalisations de l’association en lien avec la subvention. Même si le financeur ne vous le demande pas systématiquement, il est préférable de réaliser une note synthétique sur l’avancement du projet financé.

Garder une trace de la démarche de demande de financement

A. En quoi elle consiste

Cette étape consiste à noter et à classer l’ensemble des informations collectées au cours de cette démarche.

Elle a pour but de :

- Faciliter le travail pour les demandes ultérieures,
- Capitaliser les connaissances acquises par l’association,
- Faciliter la transmission d’informations entre les responsables.

B. Qu’est ce qu’elle concerne

La réalisation de ce suivi après réponse concerne plusieurs types d’informations :

- Les noms, fonctions et coordonnées des interlocuteurs,
- Les différentes aides répertoriées au cours de la phase préparatoire,
- Les étapes suivies lors de la demande de subvention,
- Les difficultés rencontrées,
- Les dossiers effectués…

Attention : ne pas oublier de conserver une copie du dossier transmis au financeur. Il peut vous demander des informations complémentaires en se référant à certains aspects du dossier.